Cómo utilizar excel para la asistencia a la guardería

Abrir un nuevo libro de Excel con 13 hojas de trabajo. Puede agregar hojas de trabajo haciendo clic en las pestañas en la parte inferior de la página. Cada hoja de trabajo individual debe representar un mes, con la hoja de trabajo final que se usa para las tabulaciones del año hasta la fecha.

Combinar las células de C1 a EA1. Escriba el nombre del mes, seguido del año en la celda combinada. Centrar el texto, aumentar el tamaño de letra negrita y las letras para hacer visible el título. Añadir color u otros elementos de diseño para adaptarse a sus preferencias.

Escriba el título "Apellido" en el campo de A2 y "Nombre de pila" en el campo B2. Hacer que el texto se destacan por lo que el tipo de letra negrita y el aumento del tamaño del texto.

Añadir una columna final al final de AJ1 celular para tabular automáticamente el número de ausencias por mes. En esta columna se utilizará el formato condicional para determinar cuántos días cada niño ha estado ausente.

Introduzca las fechas del mes en las columnas entre C2 y AI2. Aplicar sombreado a las vacaciones y los fines de semana cuando no se va a tomar registros de asistencia.

Escriba el nombre y apellido de cada niño en las filas por debajo de las cabezas de las columnas correspondientes. Ordenar la información por el apellido, una clase o una combinación de los dos.

Copiar y pegar esta plantilla en los 12 hojas de trabajo. No obstante, deberá personalizar la información sobre cada hoja de cálculo sin embargo, cambiando el título de ese mes correcto y la actualización de las fechas para representar el número correcto de días en el mes.

Crear un código para rellenar el registro de asistencia. Quizás, "PAG" para el presente y "UN" para ausente.

Insertar una fórmula en la columna de meses hasta la fecha de forma automática para tabular el número de ausencias cada niño tiene por mes. Si está utilizando "UN" para ausente, la fórmula para el primer hijo es: de CONTAR.SI ($ C3: $ CAI3, "UN"). La fórmula de células mixta puede entonces ser copiado y pegado a cada fila de la columna.

La fórmula anterior supone que C3 es la primera entrada del mes para el primer niño que aparece en la hoja de cálculo. Modificar la fórmula como sea necesario para los campos seleccionados incluye todo el intervalo de fechas del mes.

Copiar las fórmulas en cada una de las 12 hojas de trabajo. Vuelva a comprobar las fórmulas para asegurarse de que son correctos.

Copiar y pegar los nombres y apellidos de los niños en la última hoja de trabajo si desea tabular el número de ausencias en el transcurso del año. Asegúrese de incluir partidas correspondientes, según sea necesario.

Crear una fórmula para tabular el número de ausencias para cada niño en la guardería. Para crear la fórmula, introduzca "= Suma (" en el campo del año hasta la fecha para el primer hijo en la lista.

Haga clic en la primera hoja de cálculo y haga clic sobre el total mensual para el primer hijo en la lista.

Mantenga pulsada la tecla SHIFT en el teclado y haga clic en la hoja de trabajo del último mes. Haga clic en el total mensual para el primer hijo de la lista y pulse ENTER. La fórmula se verá algo como, "= Suma ( `enero: diciembre` EA3!)."

Copiar y pegar la fórmula en la columna del año hasta la fecha para cada niño en la lista.