La creación de una factura con excel

El diseño de la factura

Antes de configurar una factura en Excel, primero es necesario crear un boceto - o, al menos, desarrollar una idea aproximada - de lo que la factura final debe ser similar. Facturas varían considerablemente de un sector a otro e incluso de empresa a empresa, pero los campos comunes incluyen un logotipo de la empresa, información de contacto de la empresa (dirección, número de teléfono, sitio web y dirección de correo electrónico), el nombre del cliente e información de contacto, varias líneas de descripciones de productos o servicios y los precios, un campo de subtotal, unos impuestos (o tasas) de campo, un campo debido importe total y una zona de letra pequeña donde la información sobre garantías, renuncias de responsabilidad y otros imprevistos se puede encontrar. El ejemplo adjunto, cortesía de la empresa de consultoría de negocios del Grupo Nueva Gestión, muestra una disposición típica de estos campos.

Cada uno por separado Descripción Línea

En el área de la factura donde los productos y servicios, sus cantidades, los precios y los costos se detallan, es una buena idea para ocultar todas las otras filas para que los usuarios puedan leer más fácilmente la factura. Para dar sombra a la fila, primera resaltar las células para ser sombreadas haciendo clic en la izquierda, la mayoría de células, manteniendo pulsado el botón del ratón y arrastrando hacia la derecha, la mayoría de células. Cuando se selecciona la fila, haga clic en el "Llenar" icono en la barra de herramientas (o haga clic "Formato," entonces "Células," entonces "Patrón") Y seleccione un color gris claro. Repita este proceso para cada dos filas en la parte de datos de la factura.

Añadir un total Por artículo

Para cada producto o servicio, designar una columna para indicar la cantidad de artículos comprados y la etiqueta de esta columna en la fila superior de los detalles sección- en el ejemplo de factura anterior, la columna "re" se utilizó para este fin y el título se colocó en la celda "D11." A continuación, designar una columna en la que se incluirá el precio del producto o servicio y colocar un título correspondiente en la parte superior de la columna (en el ejemplo, esta información está contenida en la columna "mi" y el título se encuentra en la celda "E11"). Finalmente, designar la última columna como el "Total" y la etiqueta en consecuencia (el ejemplo muestra el total en la columna "F" con el título en la celda "F11"). Automatizar el cálculo del título mediante el uso de la fórmula de Excel para multiplicar el precio por artículo por la cantidad. Usando el ejemplo de factura proporcionado, la célula "F12" contendría la fórmula "= D12 * E12" para visualizar el precio total de cada elemento. Esta automatización es útil si un cliente compra varios artículos o servicios al mismo precio-por ejemplo, un cliente que compra diez latas de comida para gatos en $ 1.00 cada uno vería "$ 1.00" en el "Precio" columna, "10" en el "Cantidad" columna, y el total de "$ 10.00" serían calculados automáticamente por la fórmula Excel en el "Total" columna. Repita este proceso para cada línea en la sección de detalles.

Añadir una sección Subtotal

En la parte inferior de la sección de detalles del producto o servicio, designar una célula - por lo general la celda más a la izquierda cerca de la parte inferior de la sección - para visualizar el subtotal del cliente (el subtotal es el precio total de la compra antes de impuestos, se aplican tarifas o descuentos ). Para que Excel calcule automáticamente el subtotal, el tipo "= SUM (" en la célula subtotal, a continuación, hacer clic y arrastrar el ratón para resaltar todo "Total" creada en células "Añadir un Total por Itam" encima. Cuando todo "Total" Las células se han resaltado, pulse "Entrar" y se visualizará el subtotal (el subtotal se actualizará automáticamente como artículos se introducen en el futuro).

Añadir una sección Impuestos

En las células justo debajo de la "Total parcial," añadir (y, en su caso, la etiqueta) una célula en la que se calculan los impuestos. Para calcular los impuestos locales, primero en contacto con el colector de impuestos local para identificar la tasa de impuesto sobre las ventas local (para este ejemplo, se utilizará el importe del impuesto de 7,5%). En el "Impuestos" de células de la hoja de cálculo Excel, introduzca la fórmula de Excel para multiplicar el "Total parcial" por el equivalente decimal de la tasa de impuestos. Para este ejemplo, suponiendo que la tasa de impuesto sobre las ventas es 7,5% y el "Total parcial" se almacena en F27 celular, la fórmula de la "Impuestos" las células se introduciría como "= F27 * .075" Después de que se introduce por primera vez, esta fórmula se actualizará automáticamente con los cambios cuando se utiliza la hoja de cálculo.

Añadir una sección total

Para visualizar la cantidad total a pagar, es necesario añadir los impuestos y subtotal calculadas en los pasos anteriores. Identificar una célula donde se mostrará el total (en el ejemplo adjunto, se muestra el total de células "F28"). En esta celda, introduzca el Excel "SUMA" fórmula para añadir el subtotal y los impuestos juntos. Si, como muestra el ejemplo anterior, el subtotal se almacena en la celda "F26" y el importe del impuesto se almacena en la celda "F27," La fórmula para calcular la cantidad total debido leería "= SUM (F26 + F27)" Al igual que con la "Total parcial" y "Impuestos" células, el "Total" se actualizará automáticamente después de que se crea inicialmente.

Agregar notas y otros información si es necesario

Con la información financiera adicional, utilice el espacio restante en la factura para mostrar información como las políticas de devolución, información de contacto, cupones, mensajes de fidelización de clientes o cualquier otra información que pueda necesitar para ser transportado a los clientes. Con esta información añadida y la factura formato correcto y se guarda, la factura de Excel se ha completado.

Sobre el Autor

Keith Evans ha estado escribiendo profesionalmente desde 1994 y ahora trabaja desde su oficina en las afueras de Orlando. Ha escrito para varias publicaciones impresas y en línea y escribió el libro, "Apariciones: El arte de la clase." Evans tiene una licenciatura en Artes de la comunicación organizacional del Rollins College y está llevando a cabo una Maestría en Administración de Empresas en la dirección estratégica de Andrew Jackson University.