Cómo utilizar Microsoft Access para la facturación

Un seguimiento de sus facturas utilizando tablas de Access e informes.

Mantenga un registro de sus transacciones comerciales con una base de datos Microsoft Access. El uso de tablas e informes, puede registrar las horas, los salarios y la información del cliente, y mostrarlos con una factura. En lugar de crear manualmente una factura personalizada cada vez que se necesita para facturar a un cliente, el acceso puede generar automáticamente las facturas que se pueden ver, imprimir o correo electrónico. El informe se crea contendrá todas las facturas, por lo que no tendrá que buscar documentos siempre que lo necesite revisar las facturas anteriores.

Crear un "Cliente" tabla que contiene toda la información del cliente o cliente haciendo clic en el "Diseño de tabla" botón de la "Crear" pestaña de la cinta en la parte superior de la página. los "Diseño de tabla" herramienta le permite crear una tabla a partir de una plantilla en blanco. Incluir campos para el nombre, información de contacto del cliente y número de identificación único.

Crear un "Factura" tabla que contiene información sobre cada transacción de negocios. Añadir campos para la ubicación, costo y otros detalles necesarios. Para asignar un cliente a cada transacción, añadir una "Nombre del cliente" campo, seleccione "Asistente de búsqueda" como un tipo de datos y enlace a la "Cliente" mesa.

Seleccione el campo nombre del cliente en el "Asistente de búsqueda" para mostrar los nombres de la "Nombre del cliente" campo de su "Factura" mesa. Este paso crea una relación entre la "Cliente" y "Factura" tablas, y reduce la redundancia de datos. En lugar de escribir la información de contacto del cliente para cada transacción de negocios, que almacena la información sólo una vez en el "Cliente" mesa.

Crear un "Factura" informe seleccionando el "Asistente para informes" botón de la "Crear" pestaña en la cinta. Seleccionar todos los campos de la "Factura" mesa y contacto con el cliente información de la "Clientes" tabla para mostrar en el informe. Seleccionar "Modificar diseño del informe" en la última pantalla del "Asistente para informes" para cambiar el diseño del informe.

Agregar un encabezado y pie de página, e incluir su información de contacto de la empresa, el logotipo y las facturas términos. Aumentar el tamaño de la sección de detalle del informe para mostrar sólo una transacción por página. Añadir subtotales y totales mediante la colocación de controles calculados en su informe y la introducción de una expresión como "= [BillableHours] * [emprender]."

Guardar el informe y el nombre con un título descriptivo. Cambiar a "Vista previa de impresión" Ver para revisar el contenido y el diseño de su informe.

Propina

Utilizar el "disposición de vista" para organizar los cuadros de texto mientras se visualiza el contenido del informe al mismo tiempo.

referencias

Microsoft Office: Crear un control calculado

Sobre el Autor

Emily Ediger comenzó a escribir profesionalmente en 2007. Su trabajo incluye la documentación de los procedimientos técnicos y programas de edición de eventos. Su experiencia se basa en la tecnología, el aprendizaje interactivo y la recuperación de información. Ella tiene una licenciatura en Inglés de la Universidad Estatal de Portland.