Procedimientos de control de documentos para la ingeniería

control de documentos es de suma importancia en un entorno de ingeniería. Esto se aplica particularmente a los departamentos que necesitan almacenar documentos relacionados con los métodos involucrados en sus procedimientos. Desde el departamento que tiene que tener un procedimiento en el lugar para los nuevos empleados, con el proceso final de fabricación, es necesario disponer de un medio de controlar la creación, revisión, la calidad y actualización de estos documentos.

Formas variadas de documento de control

Dependiendo del tipo de ingeniería que se lleva a cabo, la cantidad y el estilo de control variará considerablemente. Por ejemplo, para la ingeniería de software puede haber menos dibujos mecánicos pero quizás más diagramas de proceso. De cualquier manera, no tiene que ser una estructura para el proceso. Algunas premisas básicas tienen que ser seguidas. En primer lugar, los documentos se originaron por un departamento de expedición. Se utilizan sobre todo por ese departamento, y otros departamentos pueden tener alguna participación en el proceso. Sin embargo, el control general debe ser tomado por el departamento de expedición. A continuación, un conjunto de documentos debe ser creado por un equipo de escritores. Los documentos deben ser revisados, y por lo tanto un equipo de revisores deben establecer que tienen la autoridad para revisar y tener el tema en el conocimiento para hacer correcciones y finalmente aprobar cada etapa.

Procedimientos operativos estándar

existen procedimientos normalizados de trabajo (procedimientos operativos estándar) en todas las organizaciones de formalizar los procedimientos para todos los aspectos del trabajo que se está haciendo. Es importante captar los procedimientos de operación para todas las áreas de la organización. De los procedimientos para la toma de nuevo personal a procedimientos para operaciones específicas en una empresa de fabricación, cada procedimiento es importante. Por supuesto, un departamento debe ser capaz de identificar rápidamente un SOP específico para un procedimiento específico. Debe ser fácil de localizar y debe ser almacenado de forma segura y no puede ser editado, excepto en un proceso de control de documentos formalizados. Todos los cambios deben estar claramente grabadas en el lugar apropiado y debe quedar claro quién hizo el cambio, la razón de ello y la fecha y hora en que se hizo.

La mecánica de Control de Documentos

Un documento que se crea a partir de un conjunto de notas tomadas mientras entrevista a un SME (tema sxpert) y poner en forma legible por un escritor técnico. El documento será enviado para su revisión, donde se medirá contra un conjunto de directrices estándar para la creación de este tipo de documento. Durante el curso de la creación de un documento como este, pasará a través de diferentes personas que lo hará toda la entrada de su punto de vista único en el proceso. Por último, el documento llegará a su aprobación y se almacenan en un repositorio de documentos, donde cualquier persona que necesite acceso a ella será capaz de verla. En cualquier momento, una actualización puede ser necesaria para el documento. Si este es el caso, el control de documentos eficaz capturar cualesquiera modificaciones, las razones para hacerlo (por ejemplo, una actualización de firmware) y la persona que realizó los cambios. Por último, todos los documentos deben estar sujetos a la calidad de control- este será un paso adicional diseñado para mantener la barra hacia arriba para que el nivel de documentos nunca cae por debajo de cierto nivel prescrito.

referencias

• enlazar Microsoft: ¿Qué mejor documento de control reduce su riesgo, aumenta su eficiencia

Sobre el Autor

Steve Tuffill ha estado escribiendo profesionalmente desde 1998. Él es un escritor técnico experimentado que ha trabajado en la tecnología informática desde hace muchos años. También tiene experiencia con PC, Mac y UNIX. Tuffill comenzó a escribir en la escuela, y continuó su educación permanente por viajar alrededor del mundo. Tiene un asociado del grado de los artes en Inglés.